結婚式の二次会を任された！

初めて二次会幹事に任命される場合、多くの方が「一体何をどう決めていけばいいのだろう」と困惑してしまいがちです。

今回の記事では、元ウエディングプランナーの筆者から、結婚式の二次会の準備について     アドバイスをさせていただきます。

何からどう準備すれば良いのか、具体的に何を決めれば良いのか、などなど、二次会準備に関わる疑問を解消していきましょう！

二次会準備のスケジュールを把握しよう

「二次会の幹事をお願いね！」と言われたものの、具体的に何をいつから準備すれば良いのかわからない方はきっと多いはず。と言うのも、二次会の幹事はそれほど何度も経験することがないため、皆「幹事慣れ」していない人ばかりだからです。

でも、もし全体のスケジュール感があらかじめわかっていれば、安心して進めていけるはずです。しっかり頭に入れておきましょうね。

二次会4ヶ月前にしておくべきこと

4ヶ月前というと、多くの場合が二次会幹事に任命されたばかりというタイミングでしょう。

二次会の幹事に任命されたその瞬間から、すでにできることはたくさんあります。早め早めに行動しておくことで、直前になって慌てるような事態を防ぐことができますよ。

特に重要なのが、新郎新婦のスケジュールを把握すること。新郎新婦はおおよそ3〜4ヶ月前から本格的な結婚式準備が始まるため、このあたりから急激に忙しくなります。

お二人を結婚式・披露宴の準備に専念させてあげられるように、事前に新郎新婦に確認すべきことは早い段階で済ませておくと良いですね。

［01］新郎新婦と二次会幹事全員の顔合わせ

通常、二次会幹事は新郎側と新婦側のそれぞれ2名ずつで立てるのが一般的。当然のことながら、新郎側の幹事と新婦側の幹事は面識がありません。まずは新郎新婦と幹事全員     が顔を合わせる場が一度はあると、その先の準備がスムーズです。

［02］新郎新婦の意向を確認する

結婚式のプランニングはプロのプランナーがついているため安心ですが、二次会はそうではありません。

二次会幹事がうっかりやりがちなのが、「新郎新婦の意向を聞かずにパーティーを作ってしまう」ケース。新郎新婦のお二人にも、「こんな二次会がいいな」とイメージしているものが必ずあるはずです。

新郎新婦にヒアリングすべき項目

・お店の雰囲気（カフェなのかバーなのか）

・食事の形式（立食なのか着席なのか）

・絶対に取り入れたい演出（ゲーム・ビンゴ・クイズなど）

お二人の意向をはじめに聞いておくことで、ゲストにもお二人にも満足してもらえる二次会を作り上げることができますよ。

［03］参加人数の目安を把握する

会場を決めるにせよ演出を決めるにせよ、人数が決まっていなければ何もできません。

新郎新婦は結婚式場を決める段階でゲストの人数をすでにある程度イメージできています。本格的な二次会準備に入る前に必ず二次会参加人数の目安を把握しておきましょう。

［04］二次会の予算を決める

二次会参加費の相場は1名あたり5千円から1万円ほど。この参加費の中には景品代などもふくまれていて、幹事は参加者から集めた参加費用で全ての二次会費用をまかなえるよう調整していく必要があります。

予算が5千円なのか1万円なのかで二次会でできることや使える会場はかなり変わるため、予算をまず明確にしておく必要があります。

二次会3ヶ月前にしておくべきこと

初回の顔合わせから1ヶ月ほどが経過するこの時期には、会場の決定ができていることがのぞましいです。もう少し遅くてもかまいませんが、やはり人気の会場は早めに押さえておく方が無難。3ヶ月前を目処に会場決定を目指しましょう！

［05］会場の決定と予約    

会場をどう選ぶかによって、パーティーのイメージは大きく変わります。人数に合った会場であることはもちろんのこと、二次会のテイストに合わせた会場選びが肝になります。

生演奏を入れるような二次会なのであればステージがあると良いですし、フリータイムを長めに設定する二次会なら敷地内にテラスなどがあれば過ごしやすくなるでしょう。

二次会2ヶ月前にしておくべきこと

2ヶ月前になると、いよいよ新郎新婦の結婚式準備が本格的になってきます。この頃、結婚式準備の方では、招待状の発送が完了するかしないかという段階です。

お料理やアルバムや披露宴の進行など決めることが山積みの新郎新婦！もはや二次会準備に新郎新婦を巻き込むのはこのあたりから不可能になってきます。

［06］二次会の進行・盛り込む演出を決定

もっとも重要な部分となるのが、二次会の進行決め。どのような二次会にするのか、最初に決めた二次会のコンセプトを元に、盛り込むべき演出を決定していきましょう。

このとき重要なのが、「適度にフリータイムを設けること」です。披露宴は比較的演出が多く、あまり歓談の時間が長く取れないことが多いです。

しかし、フリータイムは案外とても重要。ゲストが思い切り自由に好きな相手と会話を楽しんだり、お酒を楽しんだりできる時間をゆったりと持つことができる二次会の方が、比較的ゲスト満足度は高いです。

［07］司会者などの役割分担を明確にする

二次会をスムーズに進めるためには、司会進行役や、映像再生役、受付役などの役割分担をあらかじめ決めておく必要があります。当日幹事全員があたふたすることのないように、持ち場を明確にしておきましょう。

［08］二次会招待状の発送

二次会の招待状を結婚式の招待状に同封する場合は、招待状発送のタイミングに間に合うよう、事前に新郎新婦に発送スケジュールを確認しておく必要があります。

二次会に関しては、LINEなどを使用した出欠確認も大変便利。必ずしも紙の招待状を送る必要はありませんので、どの方法が最もスムーズかを考えて手段を決定しましょう。

二次会1ヶ月前にしておくべきこと

1ヶ月前になると、二次会準備も大詰め。この段階でやっとゲストの人数がほぼ明確になっているため、予算面の整理がしやすくなります。

会場費は変わりませんが、景品やプチギフトなどにかかる費用は調整可能。やりくりに失敗して幹事が自腹を切るケースは多々ありますが、そうならないようしっかりと途中の段階で精査しておきましょう。

［09］必要な備品・景品などの買い出し

何が必要なのかを書き出し、幹事で手分けして買い出しを始めるのがこのタイミング。買いすぎ、買い忘れに気をつけつつ、必要なものが全て揃っている状態にしましょう。

［10］出欠確認

招待状の返信が集まる時期でもある1ヶ月前。この段階で想定していたよりもかなり参加者が減ってしまうというケースも考えられるため、確実に出欠確認をおこないましょう。

ゲストの数は予算に直接的に影響するためとても重要！直前に若干名の変更があるのは仕方のないことですが、なるべく早めに確実な人数を把握しておくことがとても重要です。

［11］予算の再確認

出欠確認をしたところで、再度予算を確認します。この段階では買い出しを進めているものの、まだ完了していないため、ある程度の調整は可能です。ゲスト人数が少ないことに気づいたら、すぐに購入リストを見直し、不要なものを削除していきましょう。

こうして、二次会直前まで微調整をしながら準備を進めていきます。会場によってキャンセルポリシーが異なるため、人数変更の対応が何日前まで可能なのかはそれぞれの会場に確認しておきましょう。

二次会幹事が知っておくべき2つのコツ

最後に、二次会幹事のあなたにぜひともおさえていただきたい2つのコツについてお伝えします。この2点をおさえることで、ゲストにとっても新郎新婦にとっても満足度の高い二次会が実現します。

［コツ1］二次会開始時間の設定

披露宴から二次会開始までの時間は長すぎても短すぎてもストレスになります。新郎新婦を優先するとゲストを長時間手持ち無沙汰にしてしまうため、あまりおすすめできません。

二次会開始時に新郎新婦は間に合わなくてもOK。ゲストを優先し、二次会を先に開始しましょう。先に盛り上がっているところに新郎新婦が登場するスタイルがベストだと言えます。

新郎新婦が披露宴終了後式場を後にするまでおおよそ1時間ほどですが、当日ご祝儀で結婚式費用を支払う場合はさらに30分ほど時間がかかります。

結婚式場から二次会会場の移動時間が30分の場合、披露宴の終了後1時間半ほどで二次会がスタートするように設定すればゲストの待ち時間も短くて済むのでおすすめです。ひとつの目安として頭に入れておきましょう。

［コツ2］会場選び

会場を選ぶ際にはアクセスの良さを重視しましょう。遠方から参加する二次会参加者は、二次会終了後に新幹線や飛行機に乗って移動するケースも多いです。式場からのアクセスや、二次会会場から公共交通機関へのアクセスの良い会場を選ぶとゲストに喜ばれます。

披露宴が午前中スタートの場合であれば、遠方ゲストは前泊し当日帰路に着く可能性が極めて高くなります。新幹線や飛行機で移動する場合、移動時間が1時間以上もかかればゲストは負担を感じてしまうでしょう。

新幹線の発車駅や空港まで、乗り換えの負担が少なく移動できる会場を選ぶのがベストです。

まとめ

今回は二次会幹事に任命された方向けに準備スケジュールと意識すべき2つのコツについて紹介しました。

パーティーを企画するのは簡単なことではありませんが、素敵な二次会になればきっと達成感も強く感じられるはず。順序立てて一つずつこなしていけば、二次会の準備はそれほど難しいことではありません。

多くの方が楽しみにしている結婚式の二次会を成功させるためにも、万全の準備を進め、安心して当日を迎えられるようにしていきたいものですね。

楽しみながら準備していきましょう！素敵なパーティーになりますように！